4 passos para organizar prontuários de pacientes

Em consultórios odontológicos e clínicas de radiologia, organizar prontuários de pacientes é algo bem necessário.

Mais que simples pastas com anotações sobre os pacientes, os prontuários são documentos que se tornaram referência para apoiar os diagnósticos. 

Eles garantem que os dentistas possam acessar o histórico dos pacientes e tomar as melhores decisões para o tratamento.

Mas como organizar prontuários de pacientes de forma prática? Para que você aprenda como fazer isso de uma vez por todas, elaboramos um passo a passo.

Passo a passo: veja como organizar prontuários de pacientes

Pronto para aprender a organizar prontuários de pacientes? Então, é só seguir com a leitura!

organizar prontuário de pacientes

1º passo: digitalize os documentos

Uma reportagem feita pela revista Exame mostrou que 70% dos dados de saúde ainda estão no papel. Se a sua clínica ou consultório faz parte dessa estatística, precisa mudar essa postura.

O formato físico dificulta a organização e o arquivamento dos documentos. Ao procurar as informações de um atendimento antigo do paciente, por exemplo, é preciso analisar cada folha manualmente, o que demanda tempo.

Além disso, com os documentos digitalizados fica muito mais fácil de você adaptar a sua clínica para que cumpra a nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Outra vantagem do formato digitalizado é que, se você contrata serviços de telerradiologia, pode anexar as imagens e laudos digitais dos pacientes no prontuário.

Dessa forma, fica fácil acompanhar a evolução de um paciente que está fazendo uso de aparelho ortodôntico, por exemplo.

2º passo: escolha um sistema para organizar os produtos

É importante que você defina um sistema para organizar os produtos na sua clínica. O ideal  é que se escolha um critério de arquivamento.

Entre outros critérios, a organização pode ser feita em pastas por ordem alfabética, cronológica ou especialidade odontológica dos atendimentos feitos pelo paciente.

Já existem diversos softwares de gestão que ajudam nesse momento. Eles permitem que sejam feitas buscas rápidas para que os profissionais consigam fazer uma rápida leitura das principais informações do prontuário, antes de iniciar uma nova consulta com o paciente.

Isso é muito interessante para que os profissionais relembrem o caso e possam seguir a mesma abordagem no atendimento, tomando sempre as melhores decisões.

3º passo: faça um treinamento para os colaboradores

Quando a sistematização estiver definida, deve-se realizar um treinamento para que todos os colaboradores saibam como organizar prontuários de pacientes.

Além dos dentistas e radiologistas, outros profissionais que têm contato com esses documentos devem ser treinados. É o caso de recepcionistas, secretários, auxiliares em saúde bucal etc.

Todos os colaboradores devem saber como é feita a catalogação, organização e manuseamento dos softwares de prontuários.

Também é demasiadamente importante que todos saibam como lidar com os documentos, para evitar vazamento de informações sigilosas. 

Lembre-se que, se dados pessoais ou informações particulares dos pacientes forem vazados ou acessados por pessoas não autorizadas, a clínica poderá ser multada, de acordo com os preceitos da LGPD.

4º  Escolha um sistema seguro para organizar prontuários de pacientes

Ainda falando sobre a segurança dos dados, é muito importante que você escolha um sistema que realmente garanta que as informações dos pacientes se mantenham em sigilo.

Antes de fazer a escolha por um software, lembre-se de questionar os vendedores sobre os protocolos de segurança adotados.

É imprescindível que o sistema seja criptografado de ponta a ponta. A criptografia funciona como uma espécie de camada de proteção, que protege os dados armazenados em um programa. Dessa forma, fica mais difícil de um hacker invadir o software e roubar informações.

Outro ponto importante na escolha do sistema é a disponibilização da criação de usuários com diferentes  níveis de acesso. 

Dessa maneira, o cirurgião-dentista pode ter acesso a todas as informações do paciente. Já a secretária consegue acessar apenas o que é necessário para a execução do seu trabalho, como nome, telefone e e-mail dos clientes da clínica.

Também é relevante que você conte com parceiros estratégicos e que pensem na segurança da informação. Ao terceirizar a emissão de laudos com uma empresa de telerradiologia, por exemplo, essas questões devem ser consideradas.

Benefícios de organizar prontuários de pacientes

Quando você consegue organizar prontuários de pacientes, conquista diversos benefícios para a sua clínica. 

Entre os principais deles, destacamos:

  • possibilidade de armazenar laudos emitidos por empresas de telerradiologia;
  • boas decisões nas propostas de tratamento para os pacientes;
  • apoio para o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados;
  • resultados mais ágeis e eficientes para os pacientes;
  • prática de um atendimento mais humanizado;
  • aumento da produtividade dos colaboradores;
  • uso da tecnologia na clínica ou consultório; e
  • qualificação nos serviços prestados.

Quer ter uma equipe mais produtiva, pacientes mais satisfeitos e uma clínica mais ordenada? Então, saber como organizar prontuários de pacientes é uma necessidade para você e esperamos que as nossas dicas tenham sido úteis.

Para melhorar ainda mais a sua clínica, você pode fazer uma pesquisa de satisfação com os pacientes e coletar opiniões. Quer saber como fazer isso? Então, leia agora o nosso  artigo que trata sobre esse assunto.

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