A gestão eficiente da folha de pagamento é um dos pilares para o bom funcionamento de qualquer clínica, incluindo as de radiologia odontológica. 

O processo envolve uma série de etapas, que garantem tanto a conformidade legal quanto a satisfação dos colaboradores. 

No entanto, muitas vezes, ele pode se tornar complexo, especialmente quando se trata de profissionais como os radiologistas. 

A boa notícia é que, ao adotar medidas estratégicas e contar com a ajuda de soluções externas, como a terceirização de laudos, é possível otimizar essa gestão de forma significativa.

Neste post, vamos apresentar um passo a passo para que gestores de clínicas de radiologia odontológica possam entender como elaborar corretamente a folha de pagamento de seus funcionários. 

Vamos também discutir como a terceirização da elaboração de laudos pode simplificar ainda mais o processo, eliminando a necessidade de vínculo empregatício direto com os radiologistas e, consequentemente, a burocracia associada.

Acompanhe!

O que é a folha de pagamento?

Antes de entrarmos nos detalhes de como elaborá-la, é importante entender o que compõe a folha de pagamento. 

Em termos simples, ela é um documento que detalha todos os pagamentos feitos aos funcionários, incluindo salário, benefícios, descontos e impostos. 

Ela também inclui a informação sobre os encargos trabalhistas devidos à Receita Federal, ao INSS e ao FGTS.

Além disso, a folha de pagamento não se limita apenas ao salário do trabalhador. Ela engloba uma série de benefícios, como vale-transporte, plano de saúde, 13º salário e férias, que devem ser corretamente calculados. 

Manter uma folha de pagamento precisa é fundamental para a conformidade legal, pois qualquer erro pode resultar em multas ou até mesmo processos trabalhistas.

Passo a passo para elaborar a folha de pagamento

Agora que já sabemos o que é a folha de pagamento, vamos entender como elaborar uma corretamente. 

Esse processo deve ser feito com atenção e cuidado, para que a clínica não incorra em erros que possam prejudicar a relação com os colaboradores ou trazer problemas fiscais.

Organize os dados dos colaboradores

Antes de iniciar o cálculo dos salários, é fundamental ter todos os dados dos colaboradores organizados. Isso inclui:

• Informações básicas: nome completo, CPF, cargo, data de admissão, etc;
• Informações salariais: salário base, comissões, horas extras, bonificações, entre outros;
• Benefícios oferecidos: vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde, etc.

Essa organização inicial facilita todo o processo, além de evitar que falhas nos cálculos comprometam a qualidade do pagamento.

Calcule a remuneração total

Após organizar os dados, é hora de calcular a remuneração total de cada colaborador. Este valor deve incluir:

• Salário base: o valor acordado entre a clínica e o colaborador para a realização de suas funções;
• Adicionais: isso pode incluir horas extras, adicional de insalubridade, periculosidade ou comissão por vendas ou atendimentos realizados;
• Descontos: não podemos esquecer dos descontos obrigatórios como o INSS, Imposto de Renda, vale-transporte (se aplicável) e faltas não justificadas.

Uma recomendação importante é usar uma planilha ou um software de gestão para calcular esses valores automaticamente, o que diminui a possibilidade de erros.

Apure os encargos trabalhistas

Além dos pagamentos aos funcionários, a clínica tem obrigações fiscais que precisam ser atendidas.

Os principais encargos trabalhistas são:

• INSS: a contribuição previdenciária, que deve ser paga ao Instituto Nacional do Seguro Social, e que varia de acordo com a faixa salarial do funcionário;
• FGTS: a contribuição mensal de 8% sobre o salário do empregado, que é destinada ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço;
• Férias e 13º salário: esses benefícios são proporcionais aos meses trabalhados e precisam ser calculados adequadamente;
• Rescisão contratual: caso um funcionário seja desligado, o cálculo da rescisão deve ser feito de acordo com as leis trabalhistas.

Não se esqueça de que esses encargos também devem ser registrados corretamente na folha de pagamento, evitando problemas futuros com auditorias fiscais.

Realize o pagamento e arquive os documentos

Após calcular os valores devidos, é hora de realizar o pagamento dentro do prazo estipulado. 

Lembre-se de que o pagamento deve ser feito sempre no mesmo dia e horário, conforme acordado com os colaboradores, para evitar desconfianças e desgastes.

Além disso, não se esqueça de arquivar todos os documentos relacionados à folha de pagamento, como comprovantes de pagamento, guias de recolhimento do INSS e FGTS, além dos holerites. 

Esses documentos devem ser guardados por um período determinado pela legislação fiscal.

Como a terceirização de laudos pode simplificar a sua folha de pagamento

Agora, um ponto importante a ser destacado: ao terceirizar a elaboração de laudos radiológicos, sua clínica pode simplificar ainda mais a administração da folha de pagamento. 

Quando você opta pela terceirização da elaboração de laudos, os radiologistas passam a ser contratados por empresas especializadas. 

Isso significa que os pagamentos são feitos diretamente à empresa contratada, e não há vínculo empregatício entre a clínica e os radiologistas. 

Essa abordagem reduz significativamente a burocracia, pois elimina a necessidade de registrar esses profissionais na folha de pagamento da clínica, bem como os encargos trabalhistas associados a essa contratação.

Além disso, ao terceirizar esse serviço, você se beneficia de:

• Redução de custos fixos: sem encargos trabalhistas e comissões a pagar aos radiologistas;
• Solução prática e eficaz: a empresa contratada se responsabiliza pela gestão do pagamento, tornando a administração mais eficiente;
• Privacidade dos dados: a contratação de uma empresa especializada garante a proteção e o sigilo dos dados dos pacientes, atendendo a normas rigorosas de segurança e confidencialidade;
• Profissionalismo: os laudos são elaborados por especialistas, garantindo qualidade e precisão nos diagnósticos;
• Economia de tempo: ao contratar uma empresa terceirizada, os laudos podem ser entregues mais rapidamente, agilizando o processo e permitindo um atendimento mais eficiente aos pacientes.

Com a terceirização, a clínica ganha mais tempo e recursos para investir no atendimento ao paciente e na melhoria de seus serviços.

A gestão da folha de pagamento em uma clínica de radiologia odontológica exige atenção aos detalhes e conhecimento das obrigações fiscais. No entanto, com a utilização de ferramentas adequadas e uma boa organização, esse processo pode ser simplificado. 

Se você deseja entender melhor como calcular os custos de um funcionário para sua clínica e otimizar ainda mais sua gestão, não deixe de conferir nosso conteúdo sobre como calcular os custos de um funcionário para a sua clínica odontológica.